CHAPTER 01
드롭다운이 필요한 순간
팀원들과 시트 하나를 같이 쓰다 보면 어느 날 상태 칸이 이렇게 돼 있더라구요. 「완료」 「완료.」 「done」 「끝」. 다 같은 뜻인데 필터를 걸면 넷으로 갈라져서 세어지지가 않아요.
💬 "분명 다 적었는데 합계가 안 맞아요."
💬 "사람마다 쓰는 말이 달라서 매번 고쳐요."
💬 "오타 하나 때문에 필터에서 빠진 줄을 못 찾았어요."
구글 시트 드롭다운은 이런 칸에 넣는 기능입니다. 자유롭게 치는 대신 정해진 항목 중에서 고르게 하는 거예요. 입력하는 사람은 타자를 덜 치고, 표를 보는 사람은 같은 뜻이 같은 글자로 모여서 집계가 바로 됩니다.
만드는 데는 1분이면 되고, 방법은 세 가지예요. 순서대로 따라 하면 됩니다.
CHAPTER 02
드롭다운 만들기 3가지
세 방법 다 데이터 → 데이터 확인 메뉴에서 시작합니다. 항목이 몇 개 안 되면 직접 입력, 항목이 자주 바뀌면 범위 지정, 보기 좋게 만들고 싶으면 색과 복수 선택까지 붙이면 돼요.
1단계 · 항목을 직접 입력해 만들기
드롭다운을 넣을 셀이나 열을 선택하고 상단 메뉴에서 데이터 → 데이터 확인을 누릅니다. 오른쪽에 패널이 열리면 규칙 추가를 누르고 기준을 드롭다운으로 둡니다.
그 아래 칸에 항목을 하나씩 적으면 돼요. 「대기」 「진행」 「완료」처럼요. 다 적고 완료를 누르면 셀 오른쪽에 작은 화살표가 생기고, 누르면 방금 적은 항목이 나옵니다.
셀에서 오른쪽 버튼을 눌러 드롭다운을 고르거나, 셀에 @드롭다운이라고 쳐도 같은 패널이 열립니다. 어느 쪽이든 결과는 같아요.
2단계 · 범위를 지정해 만들기
항목이 열 개가 넘거나 자주 바뀌면 직접 입력이 번거로워요. 이럴 땐 시트 한쪽에 항목 목록을 세로로 적어 두고, 기준을 드롭다운(범위)으로 바꾼 뒤 그 목록을 범위로 잡습니다.
이렇게 하면 목록에 항목을 한 줄 더 적는 순간 드롭다운에도 바로 나타납니다. 담당자가 늘거나 카테고리가 바뀔 때 규칙을 다시 열 필요가 없어요. 목록은 별도 시트에 두면 실수로 지울 일이 줄어듭니다.
3단계 · 색과 복수 선택 붙이기
같은 패널에서 항목 왼쪽의 색 동그라미를 누르면 항목마다 색을 줄 수 있습니다. 색을 주면 셀이 글자 대신 색 칩으로 보여서 표를 훑을 때 상태가 한눈에 들어와요. 「완료」만 초록으로 두면 안 끝난 줄이 바로 튑니다.
고급 옵션에서 복수 선택 허용을 켜면 한 셀에 항목을 여러 개 고를 수 있습니다. 태그처럼 쓰는 칸에 맞아요. 다만 집계할 칸이면 끄는 편이 낫습니다. 한 셀에 값이 둘이면 세는 수식이 복잡해져요.
💡 Tips
이미 값이 들어 있는 열에 드롭다운을 걸면 목록에 없는 값에 빨간 표시가 뜹니다. 지워지는 게 아니라 「목록 밖」이라는 경고예요. 그 셀만 골라 목록 값으로 바꾸면 표가 정리됩니다.
CHAPTER 03
드롭다운으로 입력하면 생기는 일
드롭다운의 진짜 값어치는 만드는 순간이 아니라 그 뒤에 나옵니다. 입력이 같은 글자로 모이면 그 열을 기준으로 필터·정렬·집계가 전부 되거든요. 직접 입력할 때와 뭐가 다를까요?
필터가 빠짐없이 잡힙니다
「완료」로 필터를 걸었는데 「완료.」가 빠지는 일이 없어집니다. 상태별로 몇 건인지 COUNTIF 하나로 세어지고, 담당자별 진행 중 건수도 피벗 테이블로 바로 나와요.
상태가 화면이 됩니다
상태 칸이 정해진 값 몇 개로만 채워지면, 그 값을 기준으로 표를 다시 그릴 수 있습니다. 「대기·진행·완료」 세 열로 카드를 옮겨 보여 주는 게 칸반 보드예요. 드롭다운 없이 자유 입력이면 이 화면은 못 만듭니다.
이 화면까지 직접 짜기 버겁다면 플로우 보드 2를 활용해보세요. 투두투의 플로우 보드 2는 프로젝트 현황을 칸반 보드로 보여 주는 구글 시트 업무 플래너입니다. 상태 드롭다운을 고르면 카드가 그 열로 옮겨가고, 마감일 D-Day가 표시되고, 마감이 다가오면 리마인드 메일이 자동으로 나갑니다. 프로젝트별 성과 요약도 같은 값에서 뽑혀요.
넘겨받는 사람이 헤매지 않습니다
새로 들어온 사람에게 「이 칸엔 이 값 중에 골라 넣으세요」라고 설명할 필요가 없어집니다. 화살표를 누르면 고를 수 있는 값이 다 보이니까요. 시트를 오래 굴리는 팀일수록 이 차이가 커집니다.
✍️ todoto Editor's Note투두투가 시트 기반 플래너를 운영하며 자주 받는 문의가 「상태를 바꿨는데 보드에 안 옮겨져요」예요. 열어 보면 대부분 드롭다운 대신 직접 친 값이더라구요. 띄어쓰기 하나가 달라도 다른 값으로 잡힙니다. 그래서 상태 칸만큼은 처음부터 드롭다운으로 잠가 두는 걸 권해요. 나중에 고치는 것보다 처음에 잠그는 게 훨씬 쉽습니다.
투두투 운영 기록
CHAPTER 04
쓰다 보면 막히는 것
드롭다운을 만들고 나서 많이 나오는 질문을 모았습니다.
❓ 자주 묻는 질문
Q. 앞 칸에서 고른 값에 따라 뒤 칸 목록이 바뀌게 할 수 있나요?
됩니다. 종속 드롭다운이라고 부르는데, 기본 메뉴만으로는 안 되고 목록을 뽑아 주는 수식과 범위 이름이 필요해요. 대분류·소분류처럼 두 단계로 고르는 표에 씁니다. 처음이라면 먼저 한 단계 드롭다운으로 표를 굴려 보고, 필요가 확실해졌을 때 넘어가는 편이 낫습니다.
Q. 드롭다운을 없애려면 어떻게 하나요?
해당 셀을 선택하고 데이터 → 데이터 확인에서 규칙을 삭제하면 됩니다. 이미 들어간 값은 그대로 남고 화살표만 사라져요. 값까지 지우려면 셀 내용을 따로 지워야 합니다.
Q. 목록에 없는 값을 꼭 넣어야 할 때는요?
규칙의 고급 옵션에서 「잘못된 데이터」 처리를 경고 표시로 두면 됩니다. 그러면 목록 밖 값도 들어가고 빨간 표시만 남아요. 다만 그 값은 집계에서 따로 잡히니, 임시로만 쓰고 목록에 항목을 추가하는 쪽이 맞습니다.
Q. 엑셀의 데이터 유효성 검사와 같은 건가요?
같은 역할입니다. 메뉴 이름만 다르고 만드는 흐름도 비슷해요. 엑셀 파일을 시트로 올리면 드롭다운도 대부분 그대로 따라옵니다. 색 칩과 복수 선택은 구글 시트 쪽이 더 쉽게 붙어요.
입력을 고르게 바꾸면
표가 일을 하기 시작합니다
상태 칸 하나만 드롭다운으로 잠가 보세요.
필터와 집계가 그날부터 맞아떨어져요.
오늘 쓰는 시트에서 열 하나만 골라 시작하세요.
상태를 고르면 보드가 움직이고
마감 알림까지 알아서 가는 시트가 필요하다면
플로우 보드 2
오늘의 실천이 내일을 만든다
드롭다운이 필요한 순간
팀원들과 시트 하나를 같이 쓰다 보면 어느 날 상태 칸이 이렇게 돼 있더라구요. 「완료」 「완료.」 「done」 「끝」. 다 같은 뜻인데 필터를 걸면 넷으로 갈라져서 세어지지가 않아요.
💬 "분명 다 적었는데 합계가 안 맞아요."
💬 "사람마다 쓰는 말이 달라서 매번 고쳐요."
💬 "오타 하나 때문에 필터에서 빠진 줄을 못 찾았어요."
구글 시트 드롭다운은 이런 칸에 넣는 기능입니다. 자유롭게 치는 대신 정해진 항목 중에서 고르게 하는 거예요. 입력하는 사람은 타자를 덜 치고, 표를 보는 사람은 같은 뜻이 같은 글자로 모여서 집계가 바로 됩니다.
만드는 데는 1분이면 되고, 방법은 세 가지예요. 순서대로 따라 하면 됩니다.
드롭다운 만들기 3가지
세 방법 다 데이터 → 데이터 확인 메뉴에서 시작합니다. 항목이 몇 개 안 되면 직접 입력, 항목이 자주 바뀌면 범위 지정, 보기 좋게 만들고 싶으면 색과 복수 선택까지 붙이면 돼요.
1단계 · 항목을 직접 입력해 만들기
드롭다운을 넣을 셀이나 열을 선택하고 상단 메뉴에서 데이터 → 데이터 확인을 누릅니다. 오른쪽에 패널이 열리면 규칙 추가를 누르고 기준을 드롭다운으로 둡니다.
그 아래 칸에 항목을 하나씩 적으면 돼요. 「대기」 「진행」 「완료」처럼요. 다 적고 완료를 누르면 셀 오른쪽에 작은 화살표가 생기고, 누르면 방금 적은 항목이 나옵니다.
셀에서 오른쪽 버튼을 눌러 드롭다운을 고르거나, 셀에 @드롭다운이라고 쳐도 같은 패널이 열립니다. 어느 쪽이든 결과는 같아요.
2단계 · 범위를 지정해 만들기
항목이 열 개가 넘거나 자주 바뀌면 직접 입력이 번거로워요. 이럴 땐 시트 한쪽에 항목 목록을 세로로 적어 두고, 기준을 드롭다운(범위)으로 바꾼 뒤 그 목록을 범위로 잡습니다.
이렇게 하면 목록에 항목을 한 줄 더 적는 순간 드롭다운에도 바로 나타납니다. 담당자가 늘거나 카테고리가 바뀔 때 규칙을 다시 열 필요가 없어요. 목록은 별도 시트에 두면 실수로 지울 일이 줄어듭니다.
3단계 · 색과 복수 선택 붙이기
같은 패널에서 항목 왼쪽의 색 동그라미를 누르면 항목마다 색을 줄 수 있습니다. 색을 주면 셀이 글자 대신 색 칩으로 보여서 표를 훑을 때 상태가 한눈에 들어와요. 「완료」만 초록으로 두면 안 끝난 줄이 바로 튑니다.
고급 옵션에서 복수 선택 허용을 켜면 한 셀에 항목을 여러 개 고를 수 있습니다. 태그처럼 쓰는 칸에 맞아요. 다만 집계할 칸이면 끄는 편이 낫습니다. 한 셀에 값이 둘이면 세는 수식이 복잡해져요.
💡 Tips
이미 값이 들어 있는 열에 드롭다운을 걸면 목록에 없는 값에 빨간 표시가 뜹니다. 지워지는 게 아니라 「목록 밖」이라는 경고예요. 그 셀만 골라 목록 값으로 바꾸면 표가 정리됩니다.
드롭다운으로 입력하면 생기는 일
드롭다운의 진짜 값어치는 만드는 순간이 아니라 그 뒤에 나옵니다. 입력이 같은 글자로 모이면 그 열을 기준으로 필터·정렬·집계가 전부 되거든요. 직접 입력할 때와 뭐가 다를까요?
필터가 빠짐없이 잡힙니다
「완료」로 필터를 걸었는데 「완료.」가 빠지는 일이 없어집니다. 상태별로 몇 건인지 COUNTIF 하나로 세어지고, 담당자별 진행 중 건수도 피벗 테이블로 바로 나와요.
상태가 화면이 됩니다
상태 칸이 정해진 값 몇 개로만 채워지면, 그 값을 기준으로 표를 다시 그릴 수 있습니다. 「대기·진행·완료」 세 열로 카드를 옮겨 보여 주는 게 칸반 보드예요. 드롭다운 없이 자유 입력이면 이 화면은 못 만듭니다.
이 화면까지 직접 짜기 버겁다면 플로우 보드 2를 활용해보세요. 투두투의 플로우 보드 2는 프로젝트 현황을 칸반 보드로 보여 주는 구글 시트 업무 플래너입니다. 상태 드롭다운을 고르면 카드가 그 열로 옮겨가고, 마감일 D-Day가 표시되고, 마감이 다가오면 리마인드 메일이 자동으로 나갑니다. 프로젝트별 성과 요약도 같은 값에서 뽑혀요.
넘겨받는 사람이 헤매지 않습니다
새로 들어온 사람에게 「이 칸엔 이 값 중에 골라 넣으세요」라고 설명할 필요가 없어집니다. 화살표를 누르면 고를 수 있는 값이 다 보이니까요. 시트를 오래 굴리는 팀일수록 이 차이가 커집니다.
투두투가 시트 기반 플래너를 운영하며 자주 받는 문의가 「상태를 바꿨는데 보드에 안 옮겨져요」예요. 열어 보면 대부분 드롭다운 대신 직접 친 값이더라구요. 띄어쓰기 하나가 달라도 다른 값으로 잡힙니다. 그래서 상태 칸만큼은 처음부터 드롭다운으로 잠가 두는 걸 권해요. 나중에 고치는 것보다 처음에 잠그는 게 훨씬 쉽습니다.
투두투 운영 기록
쓰다 보면 막히는 것
드롭다운을 만들고 나서 많이 나오는 질문을 모았습니다.
❓ 자주 묻는 질문
Q. 앞 칸에서 고른 값에 따라 뒤 칸 목록이 바뀌게 할 수 있나요?
됩니다. 종속 드롭다운이라고 부르는데, 기본 메뉴만으로는 안 되고 목록을 뽑아 주는 수식과 범위 이름이 필요해요. 대분류·소분류처럼 두 단계로 고르는 표에 씁니다. 처음이라면 먼저 한 단계 드롭다운으로 표를 굴려 보고, 필요가 확실해졌을 때 넘어가는 편이 낫습니다.
Q. 드롭다운을 없애려면 어떻게 하나요?
해당 셀을 선택하고 데이터 → 데이터 확인에서 규칙을 삭제하면 됩니다. 이미 들어간 값은 그대로 남고 화살표만 사라져요. 값까지 지우려면 셀 내용을 따로 지워야 합니다.
Q. 목록에 없는 값을 꼭 넣어야 할 때는요?
규칙의 고급 옵션에서 「잘못된 데이터」 처리를 경고 표시로 두면 됩니다. 그러면 목록 밖 값도 들어가고 빨간 표시만 남아요. 다만 그 값은 집계에서 따로 잡히니, 임시로만 쓰고 목록에 항목을 추가하는 쪽이 맞습니다.
Q. 엑셀의 데이터 유효성 검사와 같은 건가요?
같은 역할입니다. 메뉴 이름만 다르고 만드는 흐름도 비슷해요. 엑셀 파일을 시트로 올리면 드롭다운도 대부분 그대로 따라옵니다. 색 칩과 복수 선택은 구글 시트 쪽이 더 쉽게 붙어요.
👉 구글 시트를 더 다지고 싶다면?
입력을 고르게 바꾸면
표가 일을 하기 시작합니다
상태 칸 하나만 드롭다운으로 잠가 보세요.
필터와 집계가 그날부터 맞아떨어져요.
오늘 쓰는 시트에서 열 하나만 골라 시작하세요.
상태를 고르면 보드가 움직이고
마감 알림까지 알아서 가는 시트가 필요하다면
플로우 보드 2
오늘의 실천이 내일을 만든다