핵심은 하나입니다. 회사에서 하는 일을 기능 단위로 나누는 것입니다. 부서가 없어도, 혼자 일해도 상관없습니다. 역할로 나눠두면 그 역할을 나중에 사람이든 AI든 채울 수 있습니다.
나눌 단계는 크게 4개예요. 회사, 목표, 고객, 제품입니다. 즉 우리가 누구인지, 지금 뭘 향해 가는지, 고객이 뭐라고 하는지, 우리가 뭘 파는지입니다.
시스템이나 에이전트하면 AI 자동화를 먼저 떠올리는 분이 많은데, 사실 이 구조가 먼저입니다. 구조가 잡혀 있어야 AI에게 시켜도 어디를 봐야 하는지 알기 때문입니다. 자동화는 구조 위에 얹는 것이지 본질적인 구조를 대신하지 않습니다.
CHAPTER 04
흩어진 회사 자료를 정리하는 4단계 노션 시스템 구조
이제 4단계를 하나씩 볼게요. 각 단계마다 이게 없을 때 뭐가 불편했는지, 어떻게 구성되어 있는지, 만들고 나면 뭐가 달라지는지 순서로 정리했어요. 투두투가 실제로 쓰고 있는 화면도 같이 붙였습니다.
1단계. 회사: 우리가 어떤 회사인지 한곳에 정리하기
이 자리가 없으면 상세페이지 쓸 때랑 인스타 쓸 때 회사 소개가 달라져요. 카피를 쓸 때마다 브랜드 소개를 처음부터 다시 쓰게 되고, 그러다 보면 채널마다 말이 조금씩 어긋나더라고요.
여기에는 사업 구조, 미션과 비전, 핵심가치, 그리고 조직도로 구성되어 있습니다. 이때 조직도는 사람 이름이 아니라 기능으로 그리는 게 핵심이에요. 마케팅, 고객관리, 제품개발처럼요. 혼자 일해도 역할로 나눠두면 나중에 그 자리를 사람이든 AI든 채울 수 있거든요.
이렇게 만들어두니 회사가 어떻게 돌아가는지 한 화면에서 보이고, 브랜드가 한 목소리를 내기 시작하더라고요.
2단계. 목표: 목표가 이번 주 할 일로 내려오게 연결하기
할 일 목록만 있으면 내가 왜 이걸 하고 있는지가 흔들려요. 목록은 계속 늘어나는데 그게 어디로 가는 일인지는 안 보이거든요.
그래서 목표 데이터베이스와 할 일 데이터베이스를 관계형 속성으로 연결해줍니다. 이번 달 목표를 정하면 거기에 필요한 일들이 태스크로 붙고, 태스크를 열면 어떤 목표에 속한 일인지가 바로 보여요. 즉 목표에서 할 일이 내려오는 구조인 거죠.
이렇게 두면 지금 왜 이걸 하고 있는지가 안 흔들립니다. 매번 우선순위를 다시 고민하는 시간도 확 줄어들어요.
3단계. 고객: 문의와 후기를 다음 할 일로 쌓기
고객 목소리는 볼 때는 기억나는데 일주일만 지나면 휘발되더라고요. 그러면 다음에 뭘 만들지를 결국 감으로 정하게 됩니다.
그래서 문의와 답변, 후기, 반복되는 불편을 한 데이터베이스에 쌓아둡니다. 한 줄 적는 데 1분도 안 걸려요. 쌓이고 나면 같은 얘기가 몇 번 나왔는지 숫자로 보이고, 고쳐야 할 게 저절로 드러납니다.
그래서 다음에 만들 것이 여기서 나와요. 아이디어를 억지로 짜내는 게 아니라, 고객이 이미 말해준 걸 꺼내 쓰는 방식으로 바뀌는 거죠.
4단계. 제품: 우리가 파는 것을 한 줄씩 적어두기
파는 게 여러 개인데 그 정보가 머릿속에만 있으면 설명할 때마다 내용이 달라집니다. 상세페이지, 광고 문구, 고객 응대에서 각각 다른 말이 나가게 되는 거죠.
제품 라인업 데이터베이스에는 제품마다 어떤 구성인지, 누구에게 맞는지, 가격과 판매 링크는 뭔지를 한 줄씩 적어둡니다. 입문용인지 주력인지 카테고리까지 나눠두면 나중에 훨씬 편해요.
이게 있어야 AI가 우리 제품을 알고 일합니다. 카피를 써달라고 할 때 매번 제품 설명부터 하지 않아도 되거든요.
1단계 회사
사업 구조 · 미션과 비전 · 핵심가치 · 기능별 조직도
2단계 목표
월·분기 목표 · 목표에 연결된 태스크 · 담당 역할
3단계 고객
문의와 답변 · 후기 · 반복되는 불편
4단계 제품
제품 라인업 · 대상 고객 · 카테고리 · 판매 링크
이 4단계가 맞물리면 회사가 한 화면에서 돌아갑니다. 고객 후기에서 나온 불편이 목표로 올라가고, 목표가 할 일로 내려오고, 그 결과가 다시 제품에 반영되는 순환이 만들어지는 거죠.
CHAPTER 05
오늘은 딱 두 가지만 해보세요
4단계를 한 번에 다 만들려고 하면 오히려 시작을 못 하게 돼요. 그래서 오늘은 딱 두 가지만 해보시면 됩니다.
첫째, 흩어져 있는 자료를 한곳으로 모으기
정리하려 하지 말고 일단 옮겨주세요. 카톡에 있던 것, 메일에 있던 것, 드라이브에 있던 것, 머릿속에만 있던 것까지 노션 페이지 하나에 전부 붙여넣습니다. 분류는 다음 순서에서 하니까 뒤죽박죽이어도 괜찮아요.
여기서 대부분 한 번 놀라시더라고요. 자료가 없어서 못 찾은 게 아니라 이미 다 있었다는 게 눈으로 보이거든요.
둘째, 회사·목표·고객·제품 4단계로 나누기
모아둔 자료를 4단계로 나눠 옮겨주세요. 어디에 넣을지 애매한 게 나오면 일단 가까운 쪽에 두고 넘어가시면 됩니다. 완벽하게 나누는 것보다 자리가 정해지는 게 훨씬 중요하거든요.
이 두 가지만 해도 오늘부터 일이 덜 새기 시작합니다. 나머지는 쓰면서 하나씩 늘리면 돼요. 처음부터 4단계를 다 갖춘 회사는 없거든요.
💡 Tips
빈 칸은 지우지 마세요. 아직 못 채운 항목을 남겨두면 우리 회사에 뭐가 없는지가 눈에 보입니다. 채워야 할 게 목록으로 남는 셈이라, 다음에 뭘 정해야 하는지가 저절로 보이더라고요.
다만 여기서 한 번 막히는 지점이 있어요. 4단계를 어떤 속성으로 만들고 서로 어떻게 연결할지는 결국 직접 설계해야 하는데, 이걸 처음부터 잡으려면 시간이 꽤 걸립니다. 그 설계가 이미 되어 있는 상태로 시작하고 싶다면 투두투 그로우 OS를 한 번 보셔도 좋아요. 위에서 보신 화면들이 그로우 OS의 실제 구성이고, 회사 정보를 노션에 구조로 쌓아 AI가 그 노션에 직접 쓰게 만든 시스템입니다. 지금 와디즈에서 펀딩 중이에요.
✍️ todoto Editor's Note투두투도 이 구조를 한 번에 만들지 않았습니다. 필요할 때마다 칸이 하나씩 늘어서 지금의 4단계가 됐어요. 운영하면서 확인한 건, 처음부터 완벽하게 나누려 한 경우보다 일단 자리부터 만들고 쓰면서 고친 경우가 훨씬 오래 간다는 점입니다. 칸 이름은 각자 회사에 맞게 바꾸셔도 되고, 필요 없는 건 지우셔도 괜찮아요.
투두투 운영 기록
CHAPTER 06
노션으로 회사 시스템 만들기, 자주 묻는 질문
❓ 자주 묻는 질문
Q. 노션이 처음인데 이 구조부터 만들어도 되나요?
네, 괜찮습니다. 오히려 기능을 다 익힌 뒤에 시작하면 페이지만 늘어나더라고요. 여기서 쓰는 기능은 데이터베이스 만들기와 관계형 속성 연결 두 가지뿐이라, 만들면서 익히는 편이 훨씬 빠릅니다.
Q. 페이지로 만들까요, 데이터베이스로 만들까요?
계속 쌓이는 건 데이터베이스, 한 번 정해두고 참고만 하는 건 페이지가 맞아요. 목표·고객·제품처럼 계속 추가되는 건 데이터베이스로, 미션과 핵심가치처럼 자주 바뀌지 않는 건 페이지로 두시면 됩니다.
Q. 카톡이랑 드라이브에 있는 자료를 다 옮겨야 하나요?
전부 옮기실 필요는 없어요. 파일 자체는 드라이브에 두고 노션에는 링크만 걸어두셔도 됩니다. 중요한 건 파일이 어디 있느냐가 아니라 어디를 열어보면 되는지가 한곳에 모여 있는 상태거든요.
Q. 혼자 일하는데 조직도가 필요한가요?
사람을 나누는 게 아니라 역할을 나누는 거라서 혼자여도 의미가 있습니다. 지금은 전부 대표님 한 사람이 하더라도 역할이 적혀 있으면, 나중에 그 칸을 외주나 AI에 넘길 때 설명할 게 이미 준비돼 있거든요.
Q. 4단계를 한 번에 다 만들어야 하나요?
아니요. 지금 가장 자주 헤매는 것 하나부터 만들어보세요. 카피를 매번 다시 쓰고 계신다면 회사, 우선순위가 흔들린다면 목표, 뭘 만들지 모르겠다면 고객부터 시작하시면 됩니다.
기능을 더 배우는 대신,
자리를 먼저 만들어 보세요
흩어진 자료를 한곳에 모으고, 회사·목표·고객·제품 4단계로 나누기. 오늘 하실 일은 이 두 가지뿐이에요. 자리가 정해지고 나면 그다음부터는 쌓이기만 해도 시스템이 됩니다.
1단계만 만들어도 오늘부터 달라지는 걸 느낄 수 있을 거예요!
4단계 설계를 처음부터 직접 하기 부담되신다면
회사·목표·고객·제품 4단계가 이미 짜여 있고,
AI가 그 노션에 직접 쓰는 시스템을 소개합니다.
그로우 OS 펀딩하기
오늘의 실천이 내일을 만든다
노션 사용법, 1인 대표가 회사를 시스템으로 만드는 법
노션 사용법을 검색해서 기능은 하나씩 익혔는데, 정작 회사 일은 그대로인 경우가 많습니다. 기능을 몰라서가 아니라 회사 자료가 여기저기 흩어져 있어서입니다. 흩어진 것을 한곳에 모아 4단계로 나누는 순간, 노션은 페이지 모음이 아니라 시스템이 됩니다.
분명히 어디 적어놨는데, 그게 어디였더라
할 일을 분명히 어딘가 적어뒀는데 그게 카톡인지 메모장인지 노션인지 못 찾은 경험, 한 번쯤 있을 거예요. 노션을 쓰기 시작하면 이 문제가 오히려 더 심해지는 구간이 옵니다. 페이지는 계속 늘어나는데 뭐가 어디 있는지는 본인도 모르게 되거든요.
💬 "주문 보다가 문의 답하고, 인스타 올릴 거 까먹고, 정산은 또 언제 하지 싶어요."
💬 "노션을 쓰긴 쓰는데 페이지만 자꾸 늘어나고 정리가 안 돼요."
💬 "브랜드 소개를 쓸 때마다 처음부터 다시 씁니다. 전에 잘 써둔 게 어디 있는지 모르겠어요."
💬 "AI한테 시켜봤는데 우리 회사랑 안 맞는 뻔한 답만 나와요."
투두투가 실제로 운영 중인 회사 노션을 4단계로 나눈 방식을 그대로 정리해서 보여드릴게요. 같은 내용을 영상으로도 공개해뒀으니 화면으로 먼저 보고 싶다면 아래에서 확인해주세요 :)
노션 데이터베이스로 회사 업무 관리하는 법
일이 많아서가 아니라, 자료가 흩어져 있어서입니다
혼자 브랜드를 운영하다 보면 할 일이 자꾸 새는 순간이 옵니다. 이때 대부분 일이 많아서라고 생각하는데, 실제 원인은 다른 곳에 있습니다. 문제는 양이 아니라 위치입니다.
회사 자료는 없는 게 아니라 이미 다 있습니다. 다만 카톡에, 메일에, 드라이브에, 시트에, 그리고 머릿속에 나뉘어 있어서 문제가 생기는 거죠. 그래서 필요한 순간에 안 나오고, 결국 매번 다시 만들게 됩니다. 쓰는 시간보다 찾다가 포기하고 다시 만드는 시간이 더 걸리게 되더라고요.
흩어진 자료를 한곳에 모으면 이 4가지 문제가 해결되더라고요. 소개말은 한곳에서 가져다 쓰고, 파일은 항목마다 붙어 있고, 응대 기준은 열어보고 답하고, 고객 목소리는 쌓여서 다음에 만들 것이 됩니다.
그리고 하나가 더 생깁니다. AI에게 우리 회사 기준으로 일을 시킬 수 있게 됩니다. 읽을 페이지가 생겼기 때문입니다. 매번 회사를 설명하지 않아도 적힌 그대로 읽고 우리 회사처럼 답합니다.
노션 사용법의 시작은 일을 4단계로 나누는 것
핵심은 하나입니다. 회사에서 하는 일을 기능 단위로 나누는 것입니다. 부서가 없어도, 혼자 일해도 상관없습니다. 역할로 나눠두면 그 역할을 나중에 사람이든 AI든 채울 수 있습니다.
나눌 단계는 크게 4개예요. 회사, 목표, 고객, 제품입니다. 즉 우리가 누구인지, 지금 뭘 향해 가는지, 고객이 뭐라고 하는지, 우리가 뭘 파는지입니다.
💡 Tips
이 4단계는 일반 페이지가 아니라 노션 데이터베이스로 만드세요. 페이지로 만들면 글이 쌓이기만 하지만, 데이터베이스로 만들면 속성으로 걸러보고 서로 연결할 수 있습니다. 목표가 이번 주 할 일로 내려오게 만들려면 이 연결이 반드시 필요합니다.
시스템이나 에이전트하면 AI 자동화를 먼저 떠올리는 분이 많은데, 사실 이 구조가 먼저입니다. 구조가 잡혀 있어야 AI에게 시켜도 어디를 봐야 하는지 알기 때문입니다. 자동화는 구조 위에 얹는 것이지 본질적인 구조를 대신하지 않습니다.
흩어진 회사 자료를 정리하는 4단계 노션 시스템 구조
이제 4단계를 하나씩 볼게요. 각 단계마다 이게 없을 때 뭐가 불편했는지, 어떻게 구성되어 있는지, 만들고 나면 뭐가 달라지는지 순서로 정리했어요. 투두투가 실제로 쓰고 있는 화면도 같이 붙였습니다.
1단계. 회사: 우리가 어떤 회사인지 한곳에 정리하기
이 자리가 없으면 상세페이지 쓸 때랑 인스타 쓸 때 회사 소개가 달라져요. 카피를 쓸 때마다 브랜드 소개를 처음부터 다시 쓰게 되고, 그러다 보면 채널마다 말이 조금씩 어긋나더라고요.
여기에는 사업 구조, 미션과 비전, 핵심가치, 그리고 조직도로 구성되어 있습니다. 이때 조직도는 사람 이름이 아니라 기능으로 그리는 게 핵심이에요. 마케팅, 고객관리, 제품개발처럼요. 혼자 일해도 역할로 나눠두면 나중에 그 자리를 사람이든 AI든 채울 수 있거든요.
이렇게 만들어두니 회사가 어떻게 돌아가는지 한 화면에서 보이고, 브랜드가 한 목소리를 내기 시작하더라고요.
2단계. 목표: 목표가 이번 주 할 일로 내려오게 연결하기
할 일 목록만 있으면 내가 왜 이걸 하고 있는지가 흔들려요. 목록은 계속 늘어나는데 그게 어디로 가는 일인지는 안 보이거든요.
그래서 목표 데이터베이스와 할 일 데이터베이스를 관계형 속성으로 연결해줍니다. 이번 달 목표를 정하면 거기에 필요한 일들이 태스크로 붙고, 태스크를 열면 어떤 목표에 속한 일인지가 바로 보여요. 즉 목표에서 할 일이 내려오는 구조인 거죠.
이렇게 두면 지금 왜 이걸 하고 있는지가 안 흔들립니다. 매번 우선순위를 다시 고민하는 시간도 확 줄어들어요.
3단계. 고객: 문의와 후기를 다음 할 일로 쌓기
고객 목소리는 볼 때는 기억나는데 일주일만 지나면 휘발되더라고요. 그러면 다음에 뭘 만들지를 결국 감으로 정하게 됩니다.
그래서 문의와 답변, 후기, 반복되는 불편을 한 데이터베이스에 쌓아둡니다. 한 줄 적는 데 1분도 안 걸려요. 쌓이고 나면 같은 얘기가 몇 번 나왔는지 숫자로 보이고, 고쳐야 할 게 저절로 드러납니다.
그래서 다음에 만들 것이 여기서 나와요. 아이디어를 억지로 짜내는 게 아니라, 고객이 이미 말해준 걸 꺼내 쓰는 방식으로 바뀌는 거죠.
4단계. 제품: 우리가 파는 것을 한 줄씩 적어두기
파는 게 여러 개인데 그 정보가 머릿속에만 있으면 설명할 때마다 내용이 달라집니다. 상세페이지, 광고 문구, 고객 응대에서 각각 다른 말이 나가게 되는 거죠.
제품 라인업 데이터베이스에는 제품마다 어떤 구성인지, 누구에게 맞는지, 가격과 판매 링크는 뭔지를 한 줄씩 적어둡니다. 입문용인지 주력인지 카테고리까지 나눠두면 나중에 훨씬 편해요.
이게 있어야 AI가 우리 제품을 알고 일합니다. 카피를 써달라고 할 때 매번 제품 설명부터 하지 않아도 되거든요.
이 4단계가 맞물리면 회사가 한 화면에서 돌아갑니다. 고객 후기에서 나온 불편이 목표로 올라가고, 목표가 할 일로 내려오고, 그 결과가 다시 제품에 반영되는 순환이 만들어지는 거죠.
오늘은 딱 두 가지만 해보세요
4단계를 한 번에 다 만들려고 하면 오히려 시작을 못 하게 돼요. 그래서 오늘은 딱 두 가지만 해보시면 됩니다.
첫째, 흩어져 있는 자료를 한곳으로 모으기
정리하려 하지 말고 일단 옮겨주세요. 카톡에 있던 것, 메일에 있던 것, 드라이브에 있던 것, 머릿속에만 있던 것까지 노션 페이지 하나에 전부 붙여넣습니다. 분류는 다음 순서에서 하니까 뒤죽박죽이어도 괜찮아요.
여기서 대부분 한 번 놀라시더라고요. 자료가 없어서 못 찾은 게 아니라 이미 다 있었다는 게 눈으로 보이거든요.
둘째, 회사·목표·고객·제품 4단계로 나누기
모아둔 자료를 4단계로 나눠 옮겨주세요. 어디에 넣을지 애매한 게 나오면 일단 가까운 쪽에 두고 넘어가시면 됩니다. 완벽하게 나누는 것보다 자리가 정해지는 게 훨씬 중요하거든요.
이 두 가지만 해도 오늘부터 일이 덜 새기 시작합니다. 나머지는 쓰면서 하나씩 늘리면 돼요. 처음부터 4단계를 다 갖춘 회사는 없거든요.
💡 Tips
빈 칸은 지우지 마세요. 아직 못 채운 항목을 남겨두면 우리 회사에 뭐가 없는지가 눈에 보입니다. 채워야 할 게 목록으로 남는 셈이라, 다음에 뭘 정해야 하는지가 저절로 보이더라고요.
다만 여기서 한 번 막히는 지점이 있어요. 4단계를 어떤 속성으로 만들고 서로 어떻게 연결할지는 결국 직접 설계해야 하는데, 이걸 처음부터 잡으려면 시간이 꽤 걸립니다. 그 설계가 이미 되어 있는 상태로 시작하고 싶다면 투두투 그로우 OS를 한 번 보셔도 좋아요. 위에서 보신 화면들이 그로우 OS의 실제 구성이고, 회사 정보를 노션에 구조로 쌓아 AI가 그 노션에 직접 쓰게 만든 시스템입니다. 지금 와디즈에서 펀딩 중이에요.
투두투도 이 구조를 한 번에 만들지 않았습니다. 필요할 때마다 칸이 하나씩 늘어서 지금의 4단계가 됐어요. 운영하면서 확인한 건, 처음부터 완벽하게 나누려 한 경우보다 일단 자리부터 만들고 쓰면서 고친 경우가 훨씬 오래 간다는 점입니다. 칸 이름은 각자 회사에 맞게 바꾸셔도 되고, 필요 없는 건 지우셔도 괜찮아요.
투두투 운영 기록
노션으로 회사 시스템 만들기, 자주 묻는 질문
❓ 자주 묻는 질문
Q. 노션이 처음인데 이 구조부터 만들어도 되나요?
네, 괜찮습니다. 오히려 기능을 다 익힌 뒤에 시작하면 페이지만 늘어나더라고요. 여기서 쓰는 기능은 데이터베이스 만들기와 관계형 속성 연결 두 가지뿐이라, 만들면서 익히는 편이 훨씬 빠릅니다.
Q. 페이지로 만들까요, 데이터베이스로 만들까요?
계속 쌓이는 건 데이터베이스, 한 번 정해두고 참고만 하는 건 페이지가 맞아요. 목표·고객·제품처럼 계속 추가되는 건 데이터베이스로, 미션과 핵심가치처럼 자주 바뀌지 않는 건 페이지로 두시면 됩니다.
Q. 카톡이랑 드라이브에 있는 자료를 다 옮겨야 하나요?
전부 옮기실 필요는 없어요. 파일 자체는 드라이브에 두고 노션에는 링크만 걸어두셔도 됩니다. 중요한 건 파일이 어디 있느냐가 아니라 어디를 열어보면 되는지가 한곳에 모여 있는 상태거든요.
Q. 혼자 일하는데 조직도가 필요한가요?
사람을 나누는 게 아니라 역할을 나누는 거라서 혼자여도 의미가 있습니다. 지금은 전부 대표님 한 사람이 하더라도 역할이 적혀 있으면, 나중에 그 칸을 외주나 AI에 넘길 때 설명할 게 이미 준비돼 있거든요.
Q. 4단계를 한 번에 다 만들어야 하나요?
아니요. 지금 가장 자주 헤매는 것 하나부터 만들어보세요. 카피를 매번 다시 쓰고 계신다면 회사, 우선순위가 흔들린다면 목표, 뭘 만들지 모르겠다면 고객부터 시작하시면 됩니다.
👉 노션을 더 잘 쓰고 싶다면?
기능을 더 배우는 대신,
자리를 먼저 만들어 보세요
흩어진 자료를 한곳에 모으고, 회사·목표·고객·제품 4단계로 나누기. 오늘 하실 일은 이 두 가지뿐이에요. 자리가 정해지고 나면 그다음부터는 쌓이기만 해도 시스템이 됩니다.
1단계만 만들어도 오늘부터 달라지는 걸 느낄 수 있을 거예요!
4단계 설계를 처음부터 직접 하기 부담되신다면
회사·목표·고객·제품 4단계가 이미 짜여 있고,
AI가 그 노션에 직접 쓰는 시스템을 소개합니다.
그로우 OS 펀딩하기
오늘의 실천이 내일을 만든다